چگونه یک نرم افزار اتوماسیون اداری بخریم و چگونه آنرا در سازمانمان پیاده سازی کنیم !؟


خیلی واضح توضیح بدم بسیاری از شما عزیزان هستید که نیاز به یک نرم افزار خاص دارید :

  • مثلا بعضی ها دوست دارند یک سیستم حسابداری ساده داشته باشند در حد دفتر روزنامه ، دفترکل ، ترازنامه و امکانات بیشتری نمی خواهند
  • بعضی ها نیاز به یک سیستم وظیفه ساده دارند که بتونند وظایف کارمندانشون رو از قبل تعیین کنند و روی آنها نظارت کنند
  • بعضی ها نیاز به یک دبیرخانه ساده دارند که نامه های خود را الکترونیکی کرده و در آن نگهداری کند
  • بعضی ها یک سیستم CRM ساده می خواهند در حدی که فاکتورها و حساب کتاباشون رو با مشتری داشته باشند و بتونند روش گزارش بگیرند
  • و بسیاری سیستم های دیگر ...


 نرم افزار خاص برای شما یک تعریف خاص دارد . یعنی نرم افزاری که یک سری امکانات را داشته باشد و سایر امکانات را نیاز ندارید که داشته باشد .

امروزه و در بازاز نرم افزارهای زیادی تولید شده است . بعضی ها کامل تر از بعضی دیگر هستند

حالا فرض کنید شما قصد دارید امروز برای مرخصی ها یک نرم افزار بگیرید و فردا برای ماموریت ها و یک روز دیگر برای دبیرخانه و بایگانی و این نهضت ادامه دار خواهد بود .

دو راه حل پیش روی شماست :

1- نرم افزارهای مورد نیاز خود را در هر زمان خاص خریداری کنید

2- یک نرم افزار جامع با همه امکانات بگیرید و کم کم از امکانات آن استفاده کنید

 

هرکدام از زاه حلهای بالا مزایا و معایب خاص خود را دارد

معایب مورد 1 :

  • ممکن است برخی نرم افزارهایی که مورد نیاز شماست بصورت تکی در بازار وجود نداشته باشد
  • در برخی مواقع شما نیاز دارید تا نرم افزارهایی که خریداری می کنید با هم ارتباطی داشته باشند مثلا نرم افزار مرخصی اطلاعات مرخصی مربوط به هر کارمند را به سیستم حسابداری ارسال کند تا فیش حقوقی در بخش حسابداری صادر شود و بدلیل اینکه هر نرم افزار را از یک شرکت خاص خریدید ایجاد این ارتباط هم دردسرساز و هم همراه با هزینه ای جداگانه همراه خواهد
  • مجبورید با چندین شرکت نرم افزاری طرف حساب باشید و از آنها پشتیبانی بخواهید که در بلند مدت کار دشوار و پیچیده ای است

مزایای مورد 1 :

  • هزینه های شما در طول زمان تقسیم می شود و لازم نیست یک هزینه بالا برای خرید یک نرم افزار کامل سازمانی بکنید
  • شما می توانید در هر بخش سازمان که نیاز به یک نرم افزار خاص پیدا می کنید بهترین آنرا از بازار تهیه کنید چرا که در بسیاری مواقع نرم افزارهای کامل سازمانی برخی سیستم هاشون ضعیفتر از سیستمهای دیگر است

معایب مورد 2 :

  • هزینه بالای آن
  • در یک نرم افزار جامع معمولا بعضی سیستمهای درون آن ضعیفتر از سایرین است

مزایای مورد 2 :

  • سازگاری و ارتباط سیستم ها با هم از قبل تعریف شده و برای این ارتباط نیاز به هزینه اضافی ندارید
  • هر مشکل


دقت کنید خرید یک نرم افزار کامل با همه امکانات مثلا یک نرم افزار ERP عیب های بزرگی دارد :
1- خریدن خود نرم افزار بسیار پرهزینه خواهد بود
2- پیاده سازی نرم افزار در داخل سازمان و شرکتتان معمولا پر هزینه و در بسیاری اوقات نشدنی است
3- گرافیک نرم افزار برای شما جذاب نیست و آنرا نمی پسندید
4- پشتیبانی شرکت نرم افزاری ضعیف و اگر قوی هم باشد پر هزینه است
5- ارتقاء نرم افزار و افزودن امکانات جدید به نرم افزار مورد نیاز شما بسیار پرهزینه است
6- تغییر و بومی سازی نرم افزار مطابق نیاز سازمان شما هم امری است فوق العاده پر هزینه که در بسیاری اوقات نتیجه دلخواه شما را در بر نخواهد داشت